Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Evidensia Dyrehelse AS («Evidensia», «vi», «oss», «våre») samler inn og bruker personopplysninger i forbindelse med tjenestene vi leverer.

Evidensia, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger, og har i henhold til personvernforordningen ansvar for at dine personopplysninger behandles lovlig.

Endringer i personvernerklæringen

Evidensia forbeholder seg retten til å endre denne personvernerklæringen ved behov.

Sist oppdatert: 25-05-2018

1. Registeransvarlig

Evidensia Dyrehelse AS
Dronningens gate 16
0152 Oslo
Org.nr: 997 456 602

Evidensia Dyrehelse AS omfatter følgende dyresykehus og dyreklinikker:

  • Evidensia Åssiden Dyreklinikk
  • Evidensia Bærum Dyreklinikk
  • Evidensia Bodø Dyresykehus
  • Evidensia Evje Dyreklinikk
  • Evidensia Gjerdrum Dyreklinikk
  • Evidensia Groruddalen Dyreklinikk
  • Evidensia Kolsås Dyreklinikk
  • Evidensia Kristiansand Dyreklinikk
  • Evidensia Lørenskog Dyreklinikk
  • Evidensia Nannestad Dyreklinikk
  • Evidensia Orkdal Dyresenter
  • Evidensia Oslo Dyresykehus
  • Evidensia Søgne Dyreklinikk
  • Evidensia Tromsø Veterinærsenter
  • Evidensia Trøndelag Dyreklinikk
  • Evidensia Trondheim Dyrehospital
  • Evidensia Trondheim Dyrehospital avd Tiller
  • Evidensia Volvat Dyreklinikk

 

2. Kontaktopplysninger for spørsmål angående personvern

Evidensia Dyrehelse AS
Dronningens gate 16
0152 Oslo
E-post: gdpr@evidensia.no

3. Formålet med behandlingen av personopplysningene

Evidensia benytter dine personlige opplysninger for å kunne utføre våre veterinærmedisinske tjenester til behandling av ditt kjæledyr – til det beste for dyret og deg som eier. Personopplysningene blir også brukt for administrering av ditt kundeforhold, deriblant fakturering og innkallinger/påminnelser som sikrer dyret ditt god helse.

Videre bruker vi personopplysninger til analysering av kundeforhold, samt til utvikling av ulike tjenester, som nettjenester og timebestilling. I tillegg bruker vi den geografiske posisjonen til din mobiltelefon for å kunne vise deg den nærmeste dyreklinikken. Lokaliseringsopplysninger kan du deaktivere via din mobile enhet.

Personopplysninger kan også brukes til direkte markedsføring, slik som masseutsendelse av e-post, dersom du har samtykket til dette. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke.

4. Det juridiske grunnlaget for håndteringen

Evidensia har rett til å håndtere dine personopplysninger etter lov om personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31 § 8 a og c og EUs personverndirektiv 95/46/EF Artikkel 6 §1c i den nye personvernforordningen av 25. mai 2018, fordi behandling av personopplysninger er nødvendig for å gjennomføre tjenestene vi leverer og for å sikre dine vitale interesser som kunde hos oss.

Evidensia kan også håndtere personopplysninger på grunnlag av tillatelse etter EUs personverndirektiv av 25. mai 2018 95/46/EF Artikkel 7. Dette gjelder blant annet utsendelse av direkte markedsføring.

I tillegg må Evidensia følge lover og regler tilknyttet Journalforskriften og Regnskapslovgivning.

 

5. Personopplysninger som håndteres

a. Journalsystem

Når du kontakter oss, oppretter vi en journal på deg og ditt dyr i vårt elektroniske journalsystem.

I journalsystemet behandler vi følgende opplysninger om deg som kunde:

  • for-, mellom- og etternavn
  • postadresse
  • telefonnummer
  • e-postadresse
  • forsikringsnummer (for kjæledyr)
  • personnummer eller fødselsår (ved behov)
  • tillatelser og forbud angående direkte markedsføring
  • opplysninger om kjæledyr; deriblant ID-nummer, fødselsdato, rase osv.
  • opplysninger om innkjøp
  • opplysninger som gjelder betaling, fakturering og inkasso

Opplysningene i systemet kan eventuelt samkjøres med opplysninger om andre kunder, f.eks. for å lage ulike former for statistikk til internt bruk samt ved krav fra offentlige myndigheter.

Vi kan i visse tilfeller også registrere navn, telefonnummer, e-post og midlertidig adresse til sekundær kontaktperson for ditt kjæledyr. Sekundær kontaktperson kan blant annet være dyrepasser eller andre familiemedlemmer.


Når det gjelder kunder av Dyrlegebutikken.no, kan vi dessuten behandle følgende opplysninger:

  • opplysninger angående dato for når du opprettet din brukerprofil, samt antall ordre
  • opplysninger om leverings- og betalingsmåte, medregnet leveringsadresse (dersom den er en annen enn du som bestiller)
  • opplysninger knyttet til kundekontakt, medregnet tilbakemeldinger og reklamasjoner
  • opplysninger og tekniske data om bruken av dyrlegebutikken.nos nettjenester som fås gjennom cookies og andre tilsvarende teknikker
  • opplysninger som gjelder innhold du har skapt eller annen aktivitet i nettjenesten, som oppdatering av dine egne opplysninger eller produktvurderinger du har gitt.

b. Behandling av kundespesifikke påminnelser og innkallinger

Evidensia fortsetter å sende ut påminnelser og innkallinger til behandlinger som er avtalt, som gjentas ved faste intervaller eller som er kritiske for ditt dyrs helsetilstand. Samtidig vil du også som tidligere, motta pasientrelaterte svar. Dette for å sikre dine vitale interesser etter lov om personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31 § 8 c. Slike påminnelser kan inkludere:

  • Påminnelser om vaksine
  • Påminnelser om ulike helsesjekker – deriblant tannsjekk, seniorsjekk osv
  • Påminnelser om oppsatte timer
  • Påminnelser om rasespesifikke sjekker/tjenester

Du får slike påminnelser tilsendt per sms og/eller e-post.

I tillegg kan vi for dyrlegebutikken.no sende deg påminnelser om varer som fortsatt ligger lagret i handlekurv.

c. Røntgen og annen bildediagnostikk

Når det tas røntgen- eller scanningsbilder (ultralyd- og CT-scanning) av ditt dyr, registreres også ditt navn sammen med identifikasjonsopplysninger om dyret. Dette gjelder alle våre former for bildediagnostikk som røntgen, ultralyd, CT, MR, endoskopi osv.

d. Resepter

Resepter skrevet ut av veterinær, inneholder også personopplysninger som navn og adresse til deg som er dyrets eier. For reseptgruppe A og B skal også din fødselsdato påføres. Det er fastsatt ved lov hvilke opplysninger, herunder personopplysninger, en resept skal inneholde. Dette for at apoteket må kunne bekrefte reseptens gyldighet før du som kunde kan få utlevert medisiner til ditt dyr. Resepter er hjemlet i forskrift om rekvirering og utlevering av legemidler fra apotek.

e. E-post

Sender du en e-post til en av våre klinikkers e-postadresser, eller direkte til en av våre medarbeidere, vil e-posten lagres i vårt e-postsystem så lenge det er behov for å beholde opplysningene. Det vil si at vi lagrer innholdet av e-posten samt avsender og mottaker av denne, inntil vi har behandlet informasjonen. Vi anser informasjonen behandlet så lenge vi har gitt et tilstrekkelig svar til deg, lagret informasjonen i journalsystemet eller på annen måte utøvd den kundeservicen som en slik e-post fordrer. E-poster som er ferdig behandlet vil så bli slettet fra vårt system.

Vi kan også sende deg e-post som omhandler kundeundersøkelser for å kartlegge hvordan du som kunde opplever våre tjenester og service. Dette gjør vi med tanke på å forbedre våre tjenester til deg som dyreeier. Du kan når som helst kontakte oss om du ønsker å reservere deg mot slike henvendelser.

Ved masseutsendelse av nyhetsbrev som omhandler markedsføring eller invitasjoner til kundekvelder m.m. fra Evidensia, vil du i forkant bli bedt om å gi ditt samtykke. Dette samtykke kan når som helst trekkes tilbake.

f. Timeavtaler

I vår elektroniske timebok, registrerer vi de avtaler vi har med deg som kunde. Vi lagrer her ditt navn og telefonnummer og eventuelt navn/ID-nummer på ditt dyr.

g. Laboratorieprøver og -svar

Om det tas ulike prøver av ditt dyr, vil Evidensia selv kunne analysere noen av prøvene. Dersom den Evidensia-klinikken hvor prøvene blir tatt, ikke har utstyret til å utrede prøvesvaret til en gitt prøve, vil prøven bli sent til et eksternt laboratorium i Norge, EU/EØS eller eventuelt andre land utenfor EU/EØS. Når prøven sendes, og svar mottas tilbake, vil denne inneholde personopplysninger om deg som dyreeier, som f.eks. navn, og navn/ID-nummer til dyret.

h. Registrering av dyr i eksterne registre

Det er ikke lovpålagt å ID-merke sitt dyr i Norge. Dersom du ønsker at ditt dyr blir ID-merket og registrert i DyreID, inngår du samtidig en avtale med Evidensia om at vi kan registrere ditt dyr i DyreID på dine vegne. Vi vil da sende personopplysninger om deg og identifikasjonsopplysninger om dyret ditt til DyreID.

i. Betaling

Vårt system for å håndtere betaling samkjøres med vårt journalsystem, og behandlingen av dine personopplysninger skjer slik beskrevet i denne personvernerklæringen under punkt a om journalsystem.

Vi gir våre kunder også mulighet til å dele opp faktura ved å bruke Dyrekonto. En slik konto blir i all hovedsak opprettet av deg selv, eller med vår hjelp dersom du ønsker dette. Ta kontakt med Resurs Bank AS for å få informasjon om deres håndtering av personvern.

 

j. Behandling av lokaliseringsdata 

Evidensia kan samle inn og behandle lokaliseringsdata gjennom nettsiden for å gi deg som kunde umiddelbar informasjon om hvor din nærmeste dyreklinikk befinner seg. Bruker du en mobile tjeneste kan du deaktivere bruken av lokaliseringsopplysninger ved hjelp av innstillingene på din mobile enhet.

k. Informasjonskapsler (cookies)

Evidensia benytter informasjonskapsler (cookies) for å samle inn statistikk til analyse av våre nettsider; evidensia.no, dyrehelseguiden.no og dyrlegebutikken.no. Dette for å gjøre brukeropplevelsene av nettsidene bedre. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Til dette benytter vi Google Analytics. Du som bruker kan ved hjelp av egne nettleserinnstillinger styre lagringen av informasjonskapsler eller hindre disse totalt. Vi gjør oppmerksom på at det vil medføre at mange nettsider ikke vil fungere optimalt om du ikke aksepterer informasjonskapsler.

I tillegg bruker vi analyseverktøyet Hotjar for spørreundersøkelser og for å analysere brukeradferd på nettsiden. Informasjon tilknyttet Hotjar lagres på Hotjars servere. Ønsker du ikke å bli sporet av Hotjar på denne eller noen annen nettside, slår du av dette på Hotjars opt-out side.

Les mer om informasjonskapsler her »

6. Hvor har vi fått personopplysningene

Evidensia samler i hovedsak inn personopplysninger fra kunden selv, som for eksempel når du fyller i skjema for timebestilling eller bestiller time per telefon/e-post. I tillegg vil våre ansatte registrere ytterligere informasjon om ditt kjæledyr i våre journalsystemer for å sikre den beste oppfølgingen av hvert enkelt dyr.

Vi kan også samle inn personopplysninger ved hjelp av informasjonskapsler dersom du har besøkt våre ulike nettsider; evidensia.no, dyrehelseguiden.no og dyrlegebutikken.no.

Evidensia må behandle dine personopplysninger for å kunne tilby våre tjenester. Dersom du ikke vil oppgi de personopplysningene som er nødvendige, kan ikke våre klinikker tilby en fullverdig behandling av ditt kjæledyr.

7. Personopplysningenes mottakere eller mottakergrupper

Dine personopplysninger oppbevares i all hovedsak hos hver enkelt dyreklinikk/-sykehus som omfattes av denne personvernerklæringen. De personer som jobber på klinikken i direkte kontakt med deg og ditt dyr, har tilgang til dine personopplysninger. I tillegg har personer som trenger tilgang til journalsystemene på grunn av andre arbeidsoppgaver også tilgang til dine personopplysninger.

Behandlingen av personopplysningene utføres av valgte eksterne tjenesteytere, som bedrifter som utvikler og drifter våre journalsystem (Sanimalis og VetServe), som håndterer fakturering eller bedrifter som gjennomfører direkte markedsføring. Evidensia har inngått databehandleravtale med alle sine samarbeidspartnere for å sikre at dine opplysninger ikke kommer på avveie.

Personopplysninger blir som hovedregel ikke gitt videre til tredjepart eller overført utenfor EU eller EØS. Unntak er opplysninger som sendes ditt forsikringsselskap dersom du selv ønsker at Evidensia søker erstatning direkte fra det forsikringsselskap du har tegnet avtale med. Unntak gjelder også i de tilfellene hvor du ønsker at vi sender registrering av dyret til DyreID, eller til en annen dyrlege i forbindelse med henvisning, eller etter ditt ønske om å bytte til en annen dyrlege. Det kan også være videresending av ditt dyrs journal til relevante offentlige myndigheter eller private virksomheter. Materialet vi inneholde personopplysninger om deg og identifikasjonsopplysninger om ditt dyr.

Noen personopplysninger kan være nødvendig å videresende dersom det er hensiktsmessig på grunn av ytterligere behandling og oppfølging av ditt kjæledyr. Det kan også gjelde dersom det er nødvendig for videre forskning på sykdommer. Vi sender kun de mest kritiske personopplysningene som er nødvendig for hensikten.

I forbindelse med revisjon eller legale spørsmål, kan dine personopplysninger bli videresendt til våre advokater eller revisorer.

Evidensia går inn for å beskytte personopplysningene vi håndterer mot uberettiget tilgang til opplysningene samt mot annen ulovlig behandling med de midlene de innenfor rimelighetens grenser har tilgang til, som brannmurer og andre tekniske hjelpemidler.

Evidensia følger kravene i loven om personvern, og vi bruker standardklausuler for databeskyttelse som er godkjent av kommisjonen.

8. Oppbevaringstiden for personopplysningene

Personopplysningene blir oppbevart så lenge det er nødvendig med tanke på målene med behandlingen av opplysningene eller for å kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser.

Personopplysninger som ligger i våre journalsystem blir oppbevart i minst 10 år, eller så lenge det regnes med at dyret lever. Vi følger krav til oppbevaring av personopplysninger knyttet til Journalforskriften §14 og regnskapslovgivning.

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2000-12-21-1385
https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1998-07-17-56

9. Kundens rettigheter

Du som kunde har rett til å få utlevert dine personopplysninger, informasjon om hva personopplysninger er brukt til, samt journalen til sitt dyr, i samsvar med reguleringene om personvern. Du har videre rett til å få feil opplysninger endret eller få utfylt manglende opplysninger, uten unødvendige forsinkelser.

Du har også rett til å få beskjed dersom vi i spesielle tilfeller behandler dine personopplysninger eller samler inn andre persondata om deg, enn hva som er beskrevet i denne erklæringen.

 

Du har rett til å få dine personopplysninger slettet dersom:

  • man ikke behøver personopplysningene til de formålene de er samlet inn for eller som de ellers er behandlet for (jfr. Journalforskriften 14)
  • den registrerte trekker tilbake tillatelsen, dersom behandlingen er basert på en tillatelse

Du har rett til å reservere seg mot at personopplysningene blir benyttet til direkte markedsføringsformål. Behandlingen av slike personopplysninger avsluttes etter at du har trukket tilbake din tillatelse for dette.

Spørsmål rundt Evidensias behandling av personopplysninger kan sendes via e-post til: gdpr@evidensia.no eller ved å bruke skjema som du finner på vår nettside evidensia.no

10. Retten til å klage til tilsynsmyndighetene

Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at Evidensia behandler opplysninger i strid med regelverket. Kontaktinformasjon er tilgjengelig via https://www.datatilsynet.no/.